Was ist Mahnung?
Definition: Eine Mahnung ist die förmliche Zahlungsaufforderung eines Gläubigers an einen Schuldner, eine fällige Forderung innerhalb einer gesetzten Frist zu begleichen. Rechtlich löst sie nach § 286 BGB den Verzug aus, sobald sie dem Schuldner zugegangen ist und dieser nicht leistet — damit entstehen Verzugszinsen und Mahnkosten.
Warum Mahnung wichtig ist
Wer offene Rechnungen nicht mahnt, gibt Ansprüche faktisch auf: Ohne Mahnung gerät der Schuldner nur in Ausnahmefällen automatisch in Verzug (etwa bei Kalender-festen Zahlungsterminen), und damit fehlt die Grundlage für Verzugszinsen, Mahnkosten und später den Mahnbescheid. Umgekehrt ist bei einem unberechtigten Mahnschreiben ein sofortiger Widerspruch entscheidend — sonst tritt nach 14 Tagen die Zahlungspflicht ein.
Best Practices: Mahnung richtig handhaben
- Drei-Stufen-System: (1) Zahlungserinnerung mit 10-Tage-Frist, (2) 1. Mahnung mit 14-Tage-Frist und Verzugshinweis, (3) letzte Mahnung mit gerichtlicher Androhung.
- Ab der 1. Mahnung Verzugszinsen (5 % über Basiszinssatz für Verbraucher, 9 % für Unternehmen — § 288 BGB) und Mahnkosten (2,50 € bis 5 € je Mahnung) hinzufügen.
- Die Mahnung nachweisbar zustellen — Einwurf-Einschreiben oder persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung.
- Jede Mahnung mit exakter Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, offener Betrag, Fälligkeitsdatum und neuer Zahlungsfrist versehen.
- Bei unberechtigter Mahnung: sofortiger schriftlicher Widerspruch mit Angabe des Grundes (Rechnung bereits bezahlt / Forderung bestritten).